Offizieller Projektstart zur Verbesserung des digitalen Austauschs von Dokumenten zwischen den Bundesländern.
Dokumente einfach, sicher und mit wenigen manuellen Tätigkeiten austauschen: Das ist das Ziel des neuen Steuerungsprojekts „xdomea Regierung“ des IT-Planungsrats. Unter hessischer Federführung ist heute der offizielle Projektstart in Wiesbaden erfolgt. Statt E-Mails mit Unterlagen, die vor und nach Gremiensitzungen wie zum Beispiel der Ministerpräsidentenkonferenz oder dem Bundesrat verschickt oder von Dokumentenservern heruntergeladen werden, sollen Dokumente künftig direkt zwischen den elektronischen Aktensystemen ausgetauscht werden.
Medienbruchfreier und strukturierter Dokumentenaustausch
„Damit kann ein standardisierter, medienbruchfreier und strukturierter Dokumentenaustausch erfolgen. Das ist eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg der Digitalisierung föderaler Verwaltungsprozesse“, sagte Staatssekretär Patrick Burghardt, der die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Auftaktveranstaltung begrüßte. „Wir haben uns in der Strategie Digitales Hessen das Ziel gesetzt, die behördlichen Prozesse weiter zu optimieren und die IT-Systeme der Verwaltung weiter zu vernetzen und zu standardisieren. Dabei sollen die eingesetzten modernen Instrumente den Anforderungen der Digitalisierung weiter angepasst werden und die Umsetzung soll in Kooperation mit den anderen Bundesländern erfolgen.“
Mobiles Arbeiten wird erleichtert
Der Vorteil einer zwischen allen Ländern abgestimmten Nutzung des Dokumentenaustauschstandards besteht darin, dass es nur einer geringen manuellen Tätigkeit bedarf und die aufwändigen und fehleranfälligen Nacherfassungstätigkeiten beispielsweise bei der Aktualisierung oder Ergänzung von Dokumenten kurz vor einer Sitzung entfallen. Zudem unterstützt „xdomea Regierung“ weitere Anwendungsfälle, wie zum Beispiel die Nutzung von webbasierten Terminkalendern, welche direkt mit den elektronischen Aktensystemen gekoppelt sind. Damit lässt sich nicht nur viel Papier sparen, sondern auch das medienbruchfreie und mobile Arbeiten wird deutlich erleichtert. In den nächsten drei Monaten werden sich die unterschiedlichen technischen und fachlichen Arbeitsgruppen konstituieren und Ihre Arbeit aufnehmen. Die Hauptaufgabe besteht nicht in der Entwicklung einer Software, sondern in der intelligenten Verbindung von verschiedenen Standards der öffentlichen Verwaltung. Das Projekt ist Bestandteil des Aktionsplans 2019 des IT-Planungsrats und wird von diesem mit einem Projektbudget ausgestattet. Im IT-Planungsrat koordinieren Bund und Länder die Zusammenarbeit im Bereich der Informationstechnik.
Novum in der Landesverwaltung
Für den Start des Projekts trafen sich über 60 Vertreterinnen und Vertreter aus allen 16 Ländern sowie von verschiedenen Bundesbehörden in der Hessischen Staatskanzlei – allerdings nur die wenigsten waren dafür nach Wiesbaden gereist. Stattdessen schaltete sich der Großteil per Videokonferenz dazu, in dieser Größenordnung ein Novum in der Landesverwaltung.
